Processo de Procurement: 10 etapas para melhorar a performance do setor de compras

Um processo de procurement é essencial para garantir que uma empresa adquira serviços e/ou insumos de forma estratégica, garantindo a continuidade do seu fluxo produtivo. Nos últimos anos, o setor de compras passou por transformações significativas, alertando profissionais sobre a importância de adotar processos eficientes nessa área.

Para compreender melhor o funcionamento desse processo, é fundamental entender o que é procurement e seus benefícios. Procurement, derivado do termo latino “procurare”, refere-se à aquisição ou compras, mas vai além disso, sendo um processo estratégico que busca contratar bens e serviços de fornecedores externos para atender às necessidades de um negócio. Envolve desde a busca por fornecedores qualificados até a gestão logística e de suprimentos.

Um processo de procurement bem estruturado traz diversos benefícios, como negociação eficiente com fornecedores, economia de custos, otimização do fluxo de trabalho e adaptação rápida a mudanças internas e externas. Além disso, contribui para o estabelecimento de parcerias de longo prazo com fornecedores confiáveis e facilita a integração de ferramentas de análise de dados para tomada de decisões estratégicas.

Quais são as etapas do processo de procurement?

Com essa definição em mente, é possível compreender melhor as etapas do processo de procurement, que incluem:

1. Identificação das necessidades;

2. Análise da solicitação de compra;

3. Avaliação e seleção dos fornecedores;

4. Negociação de condições e preços;

5. Criação do pedido de compra;

6. Recebimento e inspeção dos insumos recebidos;

7. Emissão dos documentos relacionados;

8. Aprovação da fatura e pagamento;

9. Gestão da documentação;

10. Análise e otimização do ciclo de compras.

As etapas do processo de procurement podem variar de acordo com cada empresa, mas as principais incluem a identificação das necessidades, análise da solicitação de compra, avaliação e seleção dos fornecedores, negociação de condições e preços, criação do pedido de compra, recebimento e inspeção dos insumos, emissão de documentos, aprovação da fatura e pagamento, gestão da documentação e análise e otimização do ciclo de compras.

É importante destacar que essas etapas são contínuas e devem ser constantemente revisadas e aprimoradas, visando sempre a eficiência e a qualidade na gestão de compras da empresa. Portanto, a automação desempenha um papel crucial nesse processo, facilitando a análise de dados e a tomada de decisões baseadas em informações precisas e atualizadas. Além disso, a colaboração entre diferentes departamentos, como compras, finanças e logística, é fundamental para garantir uma integração eficaz de todas as etapas do processo de procurement.